4. Talous


Kun joukko innokkaita idealisteja ryhtyi suunnittelemaan ruokalistaa, kustannuksia ei tainnut kukaan laskea. Lounaiden kate taisi välillä olla aika minimissä. Tehtiin joitakin hutihankintoja.“

Budjetointi

Kahvilatoiminta budjetoitiin erittelemällä käynnistyksen kulut, kuukausittaiset juoksevat kulut ja omakustannekulut muutamille myytäville artikkeleille: kahvit, pullat, kakut, leivät lounaat. Tulopuolelle jouduimme arvioimaan tuotehintoja sen mukaan mitä kuvittelimme asiakkaamme niistä maksavan, emme siis kertomalla omakustannehintoja tarvittavilla kertoimilla. Tämä oli kaikki meille uutta.

Käytännön arjessa kosketus siihen, mitä kaikki meille maksaa, katosi nopeasti. Päivittäiset lounaat vaihtuivat viikottain eikä todellisia omakustannehintoja tai hävikkiä koskaan laskettu tarkasti. Tämä olisi ollut kohtuuton pyyntö ylityöllistetylle ja uutta opettelevalle kaffestaffille, päivittäisessä arjessa toimivalle keittiötriollemme. Kuukauden viiveellä kannattamattomuutemme alkoi paljastua tarkan kirjanpidon ansiosta. Yritimme miettiä keinoja kannattavuuden parntamiseksi, mutta osaltaan tinkimättömyys itse tekemisessä, luomupainotuksessa ja vaihtuvassa tarjonnassa piti omakustannehintamme suhteellisen korkeina ja käyttöaste pysyi alunperin toivottua matalampana. Toisaalta asiakaskunnan kasvattaminen markkinoinnilla tuntui väärältä, ennen kuin olisimme saaneet katteet kuntoon. Tämä prosessi on edelleen kesken.

Kirjanpito ja palkanlaskenta

Osuuskunta Vinden kirjanpidon ja palkanlaskennan hoitaa yksi osuuskunnan jäsenistä. Yhtä hyvin palvelu voisi olla ulkoistettu, eli sopivan henkilön ei välttämättä tarvitse olla osuuskunnan jäsen. Sisäisen kirjanpidon etuna on kuitenkin toiminnan tarkempi seuranta ja kontrolli ilman suuria rahallisia kuluja. Osuuskunta Vindessä kirjanpitäjä huolehtii myös laskujen maksusta ja muusta rahaliikenteestä.

Mikäli kirjanpito ja palkanlaskenta tehdään itse, on peruskirjanpito helppoa ja maalaisjärjellä opeteltavissa – opettelu ja jonkinasteinen lain ja asetusten tuntemus on kuitenkin pakollista. Kirjanpitäjän tulee olla säntillinen ja vaatia kuitit ja kirjaukset järjestykseen, vaikka osuuskunta koostuisi hyvinkin erilaisista jäsenistä. Raha-asioissa ei oteta taiteellisia vapauksia. Käytännössä kirjanpitäjä joutuu toimimaan jonkinasteisena poliisina, joka saattaa aiheuttaa ristiriitoja (ja olla yksi syy kirjanpidon ulkoistamisen puolesta). Myös palkanlaskenta on suhteellisen helppo hoitaa verohallituksen ilmaisella palkka.fi -verkkopalvelulla. Palvelun käyttöön tarvitaan yrityksen KATSO-tunnus – ohjeet tämän hakemiseksi osoitteessa https://yritys.tunnistus.fi/ .

Osuuskunta Vindessä on ohjeistettu tekemään hankinnat mielellään suurissa kokonaisuuksissa, katsomaan että kuiteissa on ALV-merkinnät (puuttuvat usein esim. torimyyjiltä) ja lajittelemaan kuoret tiettyyn kaappiin kahteen kuoreen – käteisellä kassasta maksetut ja osuuskunnan Debit-kortilla maksetut. Omilla korteilla maksetut tulee joko lunastaa kassasta käteisellä (kirjoitetaan kuittiin ‘maksettu kassasta’) tai lajitella kolmanteen kuoreen nimi päällä, jolloin kirjanpitäjä voi tilisiirtää hankintasumman takaisin jäsenen henkilökohtaiselle tilille – kirjanpidetään yksityistilin kautta – kuitti Kredit ja tilisiirto Debet. Laskut toimitetaan kirjanpitäjälle, joka sekä maksaa että kirjanpitää ne. Kirjanpitäjä voi vastaanottaa laskuja myös e-laskuina suoraan pankkiin, mikä helpottaa maksamista ja tallentamista – Vinden kirjanpito säilytetään sähköisenä, eli kaikki paperimateriaali joudutaan skannaamaan. Valitettavasti e-laskuja lähettäviä yrityksiä on vielä vähän – kuitenkin esim. maksupäätteen toistuva käyttökulu saadaan e-laskuna.

Osuuskunta Vinden kirjanpidossa käytetään Tappio-nimistä ilmaista suomalaista kirjanpito-ohjelmaa (http://www.lahdenniemi.fi/jussi/tappio/) .  Ohjelma ei ole paras mahdollinen, ja esim. erilaiset laskelmat ja raporttien generoinnin joutuu tekemään käsityönä. Tietoja ei myöskään saa tuotua tai vietyä, eli esim. tiliote on näpöteltävä käsin sisään – yhteyksiä olisi kyllä mahdollista rakentaa (Osuuspankin aiempi tiliote oli tuotavissa), mutta se vaatii ohjelmointitaitoja ja on Tappion kanssa suhteellisen työlästä.

Puutteista huolimatta Tappio ajaa asiansa ja ilmaisena ohjelmana soveltuu aloittavallekin toiminnalle. Lisäksi kirjanpito voidaan pitää avoimena, kun kaikki osuuskunnan jäsenet voivat halutessaan asentaa kirjanpito-ohjelman ja lukea yhteisiin digitaalisiin työtiloihin lähetettyjä kirjanpitotiedostoja. Tiedot tallennetaan tekstinä, josta syystä vaara kirjanpidon korruptoitumiselle on pienempi kuin binäärimuotoa käyttävissä ohjelmissa. Käytännön merkitys uskollisesti varmuuskopioidussa kirjanpidossa on kuitenkin pieni, ja toiminnan kasvaessa suositellaan arvioimaan kirjanpito-ohjelman valinta (tai kirjanpidon ulkoistaminen) uudestaan.

Osuuskunta Vinden ensimmäisen toimintavuoden aikana noin yhdellä palkansaajalla kirjanpitoon opettelun jälkeen kulunut aika on muutamia tunteja kuussa. Tapahtumia on kertynyt vajaa sata kuussa – määrä on vähentynyt alkuhankintojen ja ohjeistuksen myötä, mutta toisaalta lisääntynyt maksupäätteen hankinnan myötä (1-3 lisätapahtumaa tiliotteelle per aukiolopäivä).

Kassa ja maksupääte

Kassakone tarvittiin ensisijaisesti osuuskunnan aloittamaan kahvilatoimintaan. Tähän toimintaan olisi riittänyt myös yksinkertainen perinteinen kassakone. Osuuskunta halusi kuitenkin varautua myös toiminnan kehittymiseen, jolloin kassajärjestelmän pitäisi mukautua mahdollisesti hyvinkin erilaisiin tilanteisiin. Lisäksi kahvilaan tarvittiin tietokone, jotta kahvilassa työskentelevät voisivat pitää yhteyttä osuuskunnan muihin jäseniin digitaalisten työtilojen avulla.

Kassa perustettiin osuuskunnan jäseneltä lainattuun miniläppäriin, johon asennettiin kokeiluversio Note Shot -kassaohjelmasta (http://www.noteshot.com/tuotteet/laskutus-ja-kassa.html). Käytössä miniläppäri koettiin kuitenkin liian pieneksi, ja Note Shot hankalaksi – joskin tietokonekassa muuten hyväksi ja joustavaksi ratkaisuksi.

Kassakoneeksi hankittiin täysikokoinen kannettava tietokone, johon valittiin Kasööri -kassaohjelma (http://kasoori.net/) . Samalla hankittiin myös kassalaatikko, kuittikirjoitin, sekä järjestelmään kuuluva maksupääte, eli täydellinen kassajärjestelmä. Hankinta toteutettiin lopulta leasing-sopimuksella, koska kokonaishinta nousi lähes kahteen tuhanteen euroon ja haluttiin huolehtia myös osuuskunnan maksuvalmiudesta.

Nykyinen kassajärjestelmä on todettu käytössä hyväksi. Suuri näyttö ja pikanäppäimet nopeuttavat toimintaa, ja järjestelmästä on ajettavissa halutunlaisia raportteja, jotka voi helposti tallentaa esim. Excel-tiedostoiksi ja jakaa digitaalisesti koko osuuskunnan analysoitavaksi. Tuotteiden lisääminen ja muokkaaminen on helppoa ja kuitti saatiin ohjelmoitua tulostumaan vain tarvittaessa – suurin osa kahvilan käteisasiakkaista ei halua kuittia, ja niiden tulostaminen roskikseen olisi sotinut kahvilan ekologista ajattelua vastaan.

Kassajärjestelmän maksupääte tarvitsee Internet-yhteyden kaikkien maksupäätteiden tavoin – tässä on voitu käyttää kiinteistöön kuuluvaa yhteyttä kun kytkeytyminen tapahtuu kannettavan tietokoneen kautta. Järjestelmä on myös siirrettävissä – tilapäistä Internet-yhteyttä älypuhelimella tai mokkulalla on jo käytetty pop-up kahvilatoiminnan yhteydessä. Samalla tietokoneella voidaan lisäksi hoitaa kahvilan sähköpostiliikenne, sekä kahvilatyöntekijöiden yhteys osuuskunnan digitaalisiin työtiloihin. Näin monipuolista järjestelmää ei olisi voitu rakentaa perinteisillä kassoilla tai maksupäätteillä – toki tarve ratkaisee kuhunkin toimintaan parhaiten soveltuvan ratkaisun.

Laskutus

Osuuskunta Vinden laskutus on rakennettu ilmaisia työkaluja käyttäen ajatuksena mahdollistaa laskuttaminen hajautetusti työskentelevälle jäsenistölle mistä ja milloin tahansa. Nykyinen järjestelmä ei mahdollista automaattista reskontraa, eli maksetut laskut merkitään maksetuksi käsin esim. kirjanpidon yhteydessä. Jos laskutusvolyymi kasvaisi olisi käytännössä pakko siirtyä automatisoidun työkalun käyttöön – tässä yhteydessä voisi arvioida myös mahdollisuudet saada myyntilaskutus siirtymään automaattisesti johonkin kehittyneempään kirjanpito-ohjelmaan.

Käytännössä kirjanpitäjä on hoitanut laskuttamisen. Tämä toimii huonosti, koska kirjanpitäjä on harvoin läsnä myyntitilanteessa, eivätkä laskutettavat tiedot välity kirjanpitäjälle. Suurin ongelma on paperikalenterien käyttäminen tietojen kirjaamiseksi – jos kirjaaminen tapahtuisi digitaalisesti tiedot olisivat laskun tekijän käytettävissä mistä ja milloin vain.

On tunnistettu, että laskutus toimii parhaiten jos laskutettavan suoritteen laskuttaa (mielellään välittömästi) suoritteen myynyt/tehnyt jäsen/työntekijä – hänellä on paras tieto mitä laskutetaan ja keneltä. Mikäli joku toinen joutuu laskuttamaan, on usein todettu ettei kaikki tarvittava tieto ole saatavilla ja lasku jää kesken – jopa koko asia saattaa unohtua ja jäädä makaamaan. Kun suoritteen myynyt henkilö tekee laskutuksen, on tieto olemassa digitaalisena, saatavana joka paikasta. Mikäli on epävarma laskustaan, voi laskun jättää keskeneräisenä esim. kirjanpitäjän viimeisteltäväksi – jos tällöin kuitenkin laskusta käy ilmi mitä, paljonko ja keneltä laskutetaan on laskun lähettäminen kirjanpitäjälle helppoa.

Työkalut

  • LibreOffice -toimisto-ohjelman taulukkolaskentaan (vrt. Excel) kehittämämme laskupohja
  • pilvipalvelu tiedostojen hajauttamiseksi mihin vain (toimittaja ei oleellinen, meillä Ubuntu One)
  • laskutus pääosin sähköpostilla liitetiedostona (ohjelma ei oleellinen, meillä Thunderbird)
  • tarvittaessa e-laskutus ja paperilaskutus postita.fi -palvelun kautta
  • Vinden dokumentit on jaettu Google Docs-palvelun kautta, joka päivittyi hiljan Google Drive -pilveksi.

Käytettävän prosessin rinnalla on tutkittu Anders Manager -nimistä (https://www.andersmanager.fi/) maksullista verkkopalvelua, jossa laskun luonti, sen hajautus, lähetys ja seuranta eli reskontra tapahtuu automaattisesti saman palvelun sisällä.

Vinden vinkit:

+ suosi – vältä
Hyviä käytänteitä ja selkeää ohjeistusta käyttäjille kaiken rahaliikenteen osalta Laskuttamisen makuuttamista
Suoraviivaisia ja selkeitä laskutusprosesseja  Korkeita juoksevia kustannuksia

Avoimen lähdekoodin ilmaisia ohjelmistoja

 Epäjärjestystä tositteissa

 

© Copyright Lalla Vinde - Theme by Pexeto